Gerenciamento de Documentos

O gerenciamento de documentos, geralmente denominado DMS (Document Management Systems), é o uso de um sistema e software de computador para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel capturadas pelo uso de um scanner de documentos.

Gerenciamento de documentos é como sua organização armazena, gerencia e rastreia seus documentos eletrônicos.

De acordo com a ISO 12651-2, um documento é uma "informação ou objeto gravado que pode ser tratado como uma unidade". Embora isso pareça um pouco complicado, é simplesmente o que você tem usado para criar, distribuir e usar por anos.

Agora, podemos definir o gerenciamento de documentos como o software que controla e organiza documentos em toda a organização. Ele incorpora captura de documentos e conteúdo, fluxo de trabalho, repositórios de documentos e sistemas de saída e sistemas de recuperação de informações. Além disso, os processos usados ​​para rastrear, armazenar e controlar documentos.

O gerenciamento de documentos é uma das tecnologias precursoras do gerenciamento de conteúdo e, até pouco tempo atrás, estava disponível apenas de forma independente, como seus irmãos de imagem, fluxo de trabalho e arquivamento. Ele fornece algumas das funcionalidades mais básicas ao gerenciamento de conteúdo, impondo controles e recursos de gerenciamento a documentos que de outra forma seriam "burros". Isso faz com que, quando você tiver documentos e precise usá-los, possa fazê-lo. Alguns dos principais recursos do gerenciamento de documentos incluem:

  • Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento para que as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
  • Controle de versão, para que seja possível manter guias sobre como o documento atual surgiu e como ele difere das versões que vieram antes;
  • Reversão, para "ativar" uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
  • Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que com um documento durante o curso de sua vida no sistema;
  • Anotação e carimbos.

O gerenciamento de documentos acabou sendo incluído no gerenciamento de conteúdo em grande medida, porque há mais informações disponíveis hoje do que nunca e a maior parte delas não está sendo criada por nós. Graças à integração de toda uma gama de fontes como a Web, pen drives, smartphones etc., a necessidade se acelerou para lidar com informações de todos os tipos: não apenas em termos de mais tipos de mídia, como texto x imagens x voz arquivos, mas também em termos de como está estruturado - e, portanto, como é fácil gerenciar - tudo isso.

Atualmente, os sistemas de gerenciamento de documentos variam em tamanho e escopo, desde sistemas pequenos e independentes a configurações de larga escala em toda a empresa, atendendo a um público global. Muitos sistemas de gerenciamento de documentos fornecem um meio para incorporar eletronicamente as práticas padrão de arquivamento de documentos físicos. Esses incluem:

  • Local de armazenamento;
  • Segurança e controle de acesso;
  • Controle de versão;
  • Trilhas de auditoria;
  • Check-in / check-out e bloqueio de documentos.

O gerenciamento de documentos, embora ainda seja reconhecido e utilizado de forma independente, também é um componente comum encontrado em um ambiente do Enterprise Content Management.

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